Steeds meer bedrijven stappen over naar cloudbased software, zoals MS Exchange, Outlook en Gmail. Software waarvoor geen eigen server meer nodig is. Daardoor wordt een eigen serveromgeving steeds minder relevant. Voor AccountView geldt dat echter niet. AccountView is geen cloudbased software; hiervoor is nog altijd een eigen server of pc nodig. Dat vormt voor veel AccountView-gebruikers een uitdaging. Want moet je nog wel een server behouden of vernieuwen, met alle bijkomende kosten voor beveiliging, updates en onderhoud?
Daarnaast willen organisaties flexibel kunnen werken en AccountView ook op de thuiswerkplek gebruiken. Een overstap naar AccountView Online, waarbij de bestaande AccountView-licentie in een datacenter wordt geplaatst, biedt dan uitkomst. Een oplossing die eServiceware al meer dan 25 jaar aanbiedt.
Hoe verloopt zo'n AccountView-migratie naar de cloud van eServiceware eigenlijk? En waar moet je rekening mee houden? In dit blog leggen we stap voor stap uit hoe een AccountView-migratie werkt, welke voordelen het oplevert en hoe je zonder zorgen overstapt naar een cloud-omgeving.
Waarom overstappen van server naar cloud?
Veel bedrijven draaien AccountView nog op een eigen server op kantoor. Dat werkte jarenlang prima, maar brengt tegenwoordig ook risico’s en beperkingen met zich mee:
- servers raken verouderd, en moeten vervangen worden;
- onderhoud en beveiliging kosten steeds meer tijd en geld;
- thuiswerken, of waar dan ook, vraagt nog eens extra beveiliging;
- back-ups moeten gecontroleerd worden, gebeurt dat ook?;
Met AccountView in de cloud werk je in een veilige online omgeving, zonder eigen serverbeheer.
Dat betekent:
- van waar dan ook altijd toegang tot je administraties;
- veilig werken vanuit kantoor, thuis of onderweg;
- automatische back-ups;
- professionele beveiliging;
- minder IT-zorgen;
- geen IT investeringen meer.
Hoe verloopt een AccountView-migratie?
Een goede migratie draait vooral om voorbereiding. Wanneer dit zorgvuldig gebeurt, verloopt de overstap vaak verrassend soepel en geruisloos.
1. Inventarisatie van de huidige omgeving
De eerste stap is het in kaart brengen van de bestaande situatie.
Daarbij bespreken we onder andere :
- jouw AccountView licentie samenstelling (welke modules gebruik je wel of niet meer);
- huidige AccountView versie (die versie behouden we bij de migratie zodat je 1 op 1 dezelfde omgeving ziet na migratie, in een latere fase doen we dan AccountView updaten, als de impact laag is doen we alles in één keer met een update naar de laatste AccountView versie);
- koppeling met andere software via AccountView modules of API ;
- aantal administraties (moet alles bewaard blijven?);
- aantal PDF documenten (facturen, aanmaningen, orders...);
- soort gebruikers en hun rechten.
Op basis hiervan maken we een AccountView online voorstel en een migratie stappenplan.
Afhankelijk van de aantal administraties en documenten:
a. kan alles in één dag worden overgezet,
b. moet er eerst uitgebreid getest worden op een kopie test omgeving (en doen we wel alvast alle oude boekjaren overzetten - dat scheelt tijd in stap 4).
2. Opzetten van de cloud-omgeving
Op basis van een kopie van jouw volledige AccountView omgeving richten we in:
- een veilige AccountView cloud-omgeving;
passen we de menupaden aan van
- alle administraties (boekjaren)
- afgesproken PDF documenten in alle boekjaren of beperkt aantal
- gebruikersrechten;
- Remote app voor eenvoudige toegang met een AccountView button op het bureaublad van de gebruiker;
- dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse back-ups;
Gebruikers krijgen toegang via een beveiligde verbinding (2FA), zodat zij overal veilig kunnen werken met AccountView.
3. Testen en controle
Na de migratie doen wij de technische controle en jij de functionele controle :
- toegang tot administraties;
- draaien en printen van aantal rapportages;
- exports (denk aan de SEPA betaalbatches als je nog niet de directe bankkoppeling gebruikt);
- koppelingen.
Pas wanneer alles correct werkt, wordt de omgeving definitief in gebruik genomen.
Bij complexere AccountView omgevingen wordt deze test fase in tweeën gedeeld:
a. eerst een volledige kopie met behoud van oude boekjaren (zodat de gebruikers in het lopende boekjaar kunnen blijven doorwerken)
b. na de test dient dan alleen nog het lopende boekjaar (administratie) te worden overgezet en aangepast qua menupaden en PDF documenten.
4. Livegang en ondersteuning
Na de livegang kunnen medewerkers direct aan de slag in de nieuwe cloudomgeving (AccountView online).
Wij begeleiden gebruikers bij hun eerste keer inloggen via de Remote app
(of spreken af dat een interne projectleider dit doet);
Daardoor verloopt de overstap voor medewerkers vaak eenvoudiger dan vooraf gedacht. Want AccountView is en blijft hetzelfde.
Wat zijn de voordelen van AccountView in de cloud?
Bedrijven kiezen vooral voor de cloud vanwege de combinatie van gemak, veiligheid en flexibiliteit.
Altijd en overal werken (werk veilig vanuit kantoor, thuis of onderweg)
Geen zorgen over servers (geen onderhoud, updates of vervanging van hardware meer)
Veilige back-ups (data wordt professioneel beveiligd en dagelijks geback-upt.
Schaalbaar (nieuwe gebruikers of extra capaciteit zijn eenvoudig toe te voegen)
Betere continuïteit (minder risico bij storingen, hardwareproblemen of cyberincidenten)
Is een AccountView-migratie ingewikkeld?
In de praktijk valt dat vaak mee, mits de migratie goed wordt voorbereid en begeleid. Bij eServiceware ben je verzekerd van een goede migratie.
- data (jouw volledige AccountView omgeving) veilig wordt overgezet;
- gebruikers zoveel mogelijk kunnen blijven door werken;
- downtime dus beperkt blijft;
- koppelingen behouden blijven;
Daardoor kunnen bedrijven snel profiteren van de voordelen van werken in de cloud.
Klaar voor AccountView in de cloud?
Werk je nog met een lokale server en ben je benieuwd of jouw AccountView geschikt is voor een overstap naar de cloud?
Als AccountView Expert Center verzorgen wij al meer dan 25 jaar complete AccountView-cloudomgevingen, inclusief migratie, beheer, support en begeleiding.
Zo werk je veilig, flexibel en zonder zorgen met AccountView waar je ook bent.
Vraag AccountView Online aan!
